Hoy en día las redes informáticas dan respuesta a múltiples necesidades de las organizaciones. Entre Internet, red de redes de alcance mundial, y la más simple de las redes domésticas, existe todo un amplio abanico de posibilidades de implementación, entre las que se encuentran las intranets.
Una intranet podría llegar a considerarse como un espacio propio y particular de la compañía u organización dentro de la globalidad de Internet. Nacieron como simples herramientas de distribución de la información para llegar a convertirse en pocos años en herramientas de gestión de la información, con la finalidad de conseguir empresas u organizaciones más competitivas.
La creación de una intranet va más allá de instalar físicamente una red de área local, o el simple hecho de informatizar algunos procesos. No se debería confundir una itranet con una simple herramienta de gestión que integra a los distintos departamentos y sus equipos.
La intranet se configura como una red propia de una organización (o incluso más de una red) que permite acceder a información de la compañía utilizando los protocolos de comunicación propios de la tecnología de Internet, en concreto el protocolo TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) y HTTP (Hypertext Transfer Protocol).
Sólo el personal de la organización (empresa, centro educativo,..) podrá acceder a la información que se considere como exclusiva de la intranet, evitando el uso de la intranet al público en general. Si la interconexión se extiende a clientes, suministradores, personas autorizadas o incluso empresas del mismo sector se denominará extranet. Así, los usuarios de las intranets son, por su propia definición, usuarios de la misma organización o relacionados con ella, mientras que los del sitio web pueden ser además usuarios externos.
En las empresas, desde un punto de vista tecnológico, a menudo se suele empezar implementando la comunicación por correo electrónico, en un segundo lugar se diseña la presencia en Internet y en tercer lugar la posibilidad de disponer de una intranet. No necesariamente tiene que tratarse de una empresa muy grande ni tener cientos de empleados para instalar una intranet.
Una de las ventajas más evidentes de una intranet es la del acceso a la información de bases de datos, así como el posterior tratamiento de esta información. Cada usuario dispondrá de contraseña y permisos diferentes, dependiendo de su perfil, para acceder a esta información o a una parte de la misma.
El hecho de que las intranets utilicen la interfaz propia de Internet reduce el tiempo de aprendizaje de sus usuarios, y simplifica la instalación de aplicaciones. Además permite la automatización de ciertas tareas y una reducción de costes por el hecho de manejar información de forma digital, evitando el uso de soportes en formato papel.
Implementación y diseño de una intranet
Un buen diseño de una intranet ya desde una primera fase de implementación puede hacer ahorrar muchos costes a la empresa. La intranet debe adaptarse a la empresa: así, es clave un buen diseño estratégico de la misma, para que no resulte ineficaz y sea convenientemente amortizada por los usuarios a los que va dirigida. Bien planificada, la intranet puede resultar una muy buena herramienta para la empresa.
Las fases de implementación de una intranet pueden quedar resumidas básicamente en las siguientes etapas:
- Objetivos, planificación y diseño general del proyecto.
- Identificación de la información que se quiere incorporar, quién la genera, en qué formato se encuentra, periodicidad de la actualización…
- Realizar o adecuar, si es necesario, la infraestructura de conexión.
- Encontrar las aplicaciones software más adecuadas. Instalación y configuración de las mismas.
- Realización de pruebas.
- Evaluación de la respuesta de los usuarios finales (evaluación de necesidades, dificultades encontradas, posibles soluciones, formación previa, etc).
- Extensión de la propuesta final a todos los usuarios de la organización.
Los aspectos de seguridad de la intranet también deben ser considerados desde un primer momento. Cortafuegos (firewalls), SSL (Secure Sockets Layer), autenticación…son algunas de las técnicas que se pueden utilizar para protegerla.
Además, las redes internas son evidentemente dinámicas, y por lo tanto deberán ser ajustables a las nuevas necesidades que vayan surgiendo dentro de la organización.
La gestión de las intranets
¿Como se llevará a cabo la gestión de la intranet? Es un aspecto a considerar incluso antes de que ésta se ponga en funcionamiento.
Deben ser mantenidas y actualizadas periódicamente, por lo que se hace necesaria la existencia de un administrador y/o técnico (webmaster), o un equipo que se encargue de estas tareas. Este equipo no tan solo actuará a nivel técnico, ya que debe tener también un buen conocimiento de la organización y de marketing para por un lado implementar y mantener la intranet y por el otro fomentar su uso. En definitiva, hacer que la intranet responda a los objetivos que inicialmente se hayan planteado.
La frecuencia de actualización de un sitio web o de una intranet puede ser distinta, y más frecuente en las intranets, por el uso diario que se llega a hacer de sus contenidos. Una información actualizada resulta más atrayente y puede ayudar a mejorar el trabajo. También es conveniente ir valorando el uso interno que se hace de la intranet, para poder ir mejorándola, y sobretodo hacer que los usuarios utilicen al máximo los recursos que facilita.
Las intranets como herramienta de trabajo en grupo
Las intranets son una poderosa herramienta para el trabajo en grupo dentro de la organización, ya que constituyen un buen marco para desarrollar trabajos en equipo. En su núcleo se pueden encajar aplicaciones como Lotus Notes, Microsoft Exchange, o Novell GroupWise.
El hecho de hacer partícipes a los usuarios de la construcción e incluso gestión de una parte de la intranet puede contribuir a formar equipos de trabajo en la empresa más cohesionados. Es una estrategia que suele dar muy buenos resultados, incluso para fomentar el uso de la propia intranet.
Aspectos como por ejemplo elevar el nivel de satisfacción de los usuarios de una organización (directivos, empleados,…), ya que se están utilizando herramientas de trabajo en equipo que potencian el grado de integración en la organización, pueden ser un buen motivo, entre otros, para llegar a tomar la decisión de implementar una intranet.
Aplicaciones dentro de las intranets
Detallemos algunos tipos de aplicaciones que podemos encontrar dentro de una intranet, aunque siempre dependerán del tipo de organización a la que vaya dirigida:
- Comunicación interactiva: Correo interno y/o programas de trabajo en grupo.
- Agenda compartida y/o personalizada de contactos y tareas.
- Acceso a las bases de datos de la empresa (con distintos niveles de acceso), y diferentes tipos de información: páginas web, documentos de texto, sonido, video…
- Acceso a aplicaciones propias de la empresa.
- Foros y chats de usuarios (por equipos de trabajo, interdepartamentales, etc.).
- Estadísticas, documentación de referencia, gráficos…
- Enlaces diversos de interés para los usuarios de la compañía.
- Preguntas/respuestas más frecuentes.
- Buscador interno/externo a la intranet.
- Tablones de noticias: generales, departamentales, de prensa…
- Entorno de aprendizaje: con acceso a tutoriales, manuales de ayuda, guías…
- Prestación de diversos servicios internos.
- …
Diferencias entre una intranet y un sitio web (website)
En primer lugar no deben considerarse excluyentes una implementación respecto a la otra. Como veremos, ambas pueden llegar a ser complementarias.
El sitio web es evidentemente necesario en empresas basadas en el comercio electrónico, pero también puede llegar a ofrecer muchas ventajas a empresas u organizaciones que precisen darse a conocer, incluso en algunos casos llegando a complementar su actividad en un entorno distinto, ampliando su oferta o servicios ofrecidos a través de la red.
La intranet puede llegar a cubrir necesidades organizativas y de gestión, sobretodo cuando la organización posee una cantidad elevada de recursos humanos, o bien si se llega a precisar una gestión elevada entre los miembros de la organización.
En cuanto a los objetivos, por un lado el website suele estar creado para ofrecer información sobre la compañía, para promocionar un producto, etc., a todo tipos de usuarios (incluidos los externos a la organización); mientras que las intranets están diseñadas para responder a necesidades de la organización y sus miembros (usuarios internos).
Detallemos el perfil de los dos tipos de usuarios, ya que se deberá tener en cuenta en el diseño de ambos: los usuarios del sitio web tendrán distintos niveles de formación, podrán no conocer la compañía, visitarán el website de forma irregular, el webmaster dispondrá de información limitada acerca de estos usuarios, mientras que los usuarios de la intranet pueden tener un buen conocimiento de la compañía, accederán frecuentemente (diariamente) a la red interna, como miembros de la compañía estos usuarios serán conocidos…
En cuanto al tamaño, a menudo un sitio web es mucho menor que una intranet, aunque el concepto de intranet puede abarcar desde un grupo de trabajo con un único servidor hasta una compañía con cientos o miles de servidores web.
Si analizamos aspectos como la presentación, el contenido o estructura también podemos encontrar diferencias relevantes. En cuanto a la presentación, ésta debe estar muy cuidada en ambos casos. En el sitio web es donde diseñadores gráficos y de webs deben dar respuesta con animaciones en Flash, banners de gran impacto visual, mientras que en la intranet se precisará otro tipo de diseño gráfico. Así, es conveniente que exista una cierta uniformidad para que se detecte que se está en la misma compañía, distinguiéndose bien si estamos en la red interna o en su parte externa (website).
La estructura de los sitios web responde al producto o servicio que se presenta, y depende de la audiencia externa a la que van dirigidos, mientras que en las intranets la estructura suele ser más amplia, dependiendo del tipo de información y de los usuarios de la organización a los que se dirige.
Documentación sobre intranets
Existen algunos portales que contienen numerosa documentación sobre intranets, entre ellos se puede destacar:
- Intranet Journal, con un apartado de preguntas/respuestas más frecuentes, e información básica sobre intranets.
- Complete Intranet Resource (CIR), una web con información y recursos relacionados con las intranets.
Algunos ejemplos
Los ámbitos de instalación de una intranet son diversos. Veamos dos ejemplos, uno en la administración pública y el otro en un ámbito educativo:
- Portal del Ayuntamiento de Vilafranca del PenedésEn este portal se exponen los elementos propios de una Intranet en un ámbito corporativo.
- Portal del IES Pius Font i Quer de ManresaRealizado básicamente con el lenguaje de creación de páginas web dinámicas PHP (en concreto, con PostNuke y con el servidor de base de datos MySQL
En cuanto a las aplicaciones software a utilizar, hoy en día están adquiriendo especial relevancia las aplicaciones de código libre como las mencionadas. Las ventajas de utilizar servidores con código abierto como Apache son indudables. Junto a GNU/Linux se están convirtiendo en programas muy utilizados en estos entornos, por sus presentaciones y rendimientos equiparables a las de productos comerciales.
Conclusión
A medida que las organizaciones van creciendo se puede llegar a plantear la necesidad de implementar algún tipo de red interna que dé respuesta a las necesidades organizativas y de trabajo de sus usuarios.
La necesidad de disponer de una intranet dependerá de la propia organización, pero las ventajas de disponer de ella son evidentes.
Partiendo de un detallado estudio de necesidades, objetivos, gestión, diseño, software… ya desde la fase de planificación, se puede optar por ellas en cualquier ámbito (empresarial, corporativo, educativo).
Cita recomendada: MUSACH, Ramon. ¿Internet o intranet?: una aproximación a las intranets. Mosaic [en línea], febrero 2004, no. 24. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/m.n24.0404.