Universitat Oberta de Catalunya

Trabajo en grupo en un entorno virtual

Introducción

En una sociedad cada vez más compleja y competitiva, es esencial una producción eficaz que garantice un resultado de calidad, es decir, que evite errores, omisiones, incoherencias, conflictos, o desaprovechamiento de recursos, entre otros.

Para ello, es fundamental llevar a cabo un proceso previo de análisis, diseño y planificación del producto o servicio que se va a desarrollar. En el mundo laboral, el jefe de proyecto es la figura que gestiona y organiza el proceso de producción de un interactivo.

La asignatura Gestión y organización de la producción 1 se centra en esta fase previa a la producción y, para profundizar en ella, plantea dos actividades prácticas: la Conceptualización de un producto multimedia, Trabajo en equipo en entorno virtual y la Planificación de un interactivo.

La primera de ellas consiste en la elaboración de un briefing y un diagrama de flujos y se lleva a cabo en grupo y a través de una plataforma virtual: el BSCW (Basic Support for Cooperative Work), una “plataforma de cooperación pública en Internet”.

La segunda práctica es de carácter individual y consiste en planificar y presupuestar el producto o servicio diseñado en la primera práctica. Se propone trabajar con dos herramientas:

Compartiré mi experiencia personal centrándome en la primera de ellas: la más intensa por la elevada carga de trabajo, y la más enriquecedora por el rendimiento formativo suplementario y por el grato e inesperado acercamiento entre los compañeros, en un entorno virtual.

Etapas y retos

La práctica se divide en cinco áreas a desarrollar, individualmente, por cada uno de los miembros del equipo:

  • Análisis del producto o servicio
  • Marketing
  • Área técnica
  • Presentación de la información
  • Arquitectura de la información

El resultado final de la práctica es un único documento de grupo que reúne todas las áreas redactadas y aprobadas por el grupo.

Objetivos de la práctica
  • “Aprender a conceptualizar un producto o servicio interactivo”
  • “Familiarizar al estudiante con aquellos conceptos y herramientas de gestión más utilizados en el sector de los interactivos”1
Etapas del desarrollo de la práctica

Formación del grupo

Del mismo modo que una empresa actúa ante la necesidad de incorporar personal, el grupo ha de seleccionar integrantes, partiendo de las presentaciones publicadas en el Espacio general del BSCW, a modo de currículos.

En nuestro caso, los criterios de selección se orientaron a la formación de un grupo interdisciplinario y coherente, teniendo en cuenta aspectos que pudieran comprometer el resultado del trabajo o la futura relación entre los miembros, como la diferencia en la disponibilidad horaria, por ejemplo.

Uno de los pequeños trastornos padecidos fue la búsqueda de perfiles disponibles para cubrir las diferentes áreas. La solución fue publicar un anuncio para captar candidatos en el Espacio general del BSCW. Algo similar al proceder de una empresa pero con la salvedad de que nos dirigíamos a otros compañeros y nos permitimos hacerlo de una manera informal.

Con la creación del anuncio surgió la necesidad de crear una identidad: un nombre para el grupo y el diseño del logotipo que, seguidamente, aplicamos a la carpeta de grupo del BSCW y a los distintos documentos generados con posterioridad.

Esta etapa resultó una labor estresante. A la inexperiencia en el manejo del BSCW, se unió la premura de tiempo: en tan sólo 4 días intercambiamos más de 100 correos-e cursando invitaciones, respondiendo solicitudes, haciendo consultas o intercambiando información.

Finalmente conseguimos completar el grupo dentro del plazo de tiempo establecido, justo a tiempo para evitar retrasos que hubieran interferido en el desarrollo de la práctica.

Organización

Desde el mismo momento de la creación del grupo o, desde el mismo momento en el que arranca la comunicación, se ponen de manifiesto las necesidades organizativas. En su primera fase, requiere un esfuerzo importante, es el período de mayor intensidad.

Las normas de funcionamiento, la distribución de roles y tareas, la gestión del tiempo, la toma de decisiones, la elaboración de informes, etc. son necesidades estructurales del equipo que generan diversidad de documentos que hay que organizar y gestionar.

La organización de nuestro espacio de grupo en el BSCW, fue suficientemente eficaz, salvo en casos muy puntuales y poco importantes, en los que no era tarea fácil localizar con la agilidad deseada determinados documentos creados en los primeros días. La solución era sencilla: reorganizar, pero el cambio de ubicación afectaba al historial de datos y los cambios exigían un tiempo del que no disponíamos.

Estructura de las carpetas en el espacio de trabajo (BSCW):

esquema

En cuanto a la organización de la actividad, siguiendo las pautas marcadas por el consultor, la coordinación fue rotativa, lo que hicimos extensivo al rol de moderador de las reuniones en el chat.

El afán de cooperación hizo que compartiéramos las diferentes tareas propias de la coordinación: administración de la agenda, comunicación con el consultor, agenda de las reuniones, levantamiento de actas y administración de los debates. Esto aumentó la implicación, pero desdibujó en gran medida el rol de coordinación.

Es obvio, pero no deja de ser curioso observar cómo la táctica rotativa pone de manifiesto pequeñas diferencias fruto del desempeño de los roles: A diferentes coordinadores o moderadores, diferentes iniciativas y diferentes criterios organizativos.

Una vez organizado el espacio de trabajo virtual y la actividad, sólo había que ir adaptándolo a las necesidades que iban surgiendo y gestionando las diferentes actividades a medida que avanzaba el desarrollo de la práctica.

Desarrollo de la práctica

La actividad práctica se inicia inmediatamente después de la formación del grupo y progresa de forma simultánea a la organización.

El primer paso consiste en idear propuestas sobre un producto o servicio interactivo, exponerlas y debatirlas para, finalmente, someterlas a votación. A continuación, y tras distribuir las diferentes áreas según las preferencias y habilidades de cada uno de los integrantes del equipo, se desarrolla y se redacta el trabajo de forma individual.

La comunicación es constante a lo largo de todas las etapas y dependiendo de la urgencia requerida por la comunicación, se realiza a través de dos vías: la sincrónica (chat) para la discusión y toma de decisiones; y la asincrónica (BSCW) para compartir documentos, enlaces, bibliografía y otra información útil para el grupo.

Así, los documentos redactados por cada uno de nosotros se iban depositando en la correspondiente carpeta del espacio de trabajo virtual. Dependiendo de la índole del documento, lo descargábamos para modificarlo o añadíamos notas con los comentarios o aportaciones pertinentes. Una vez comentados y debatidos, el chat servía para realizar las últimas apreciaciones y consensuar los acuerdos.

Con el fin de dar calidez a la comunicación y estrechar las relaciones interpersonales, se adoptó un tono informal siempre que el contexto lo permitiera. Usábamos el lenguaje coloquial, incluso jergal, en el entorno del BSCW y, por supuesto, también en el chat donde procuramos un ambiente lo más distendido posible, en especial porque la comunicación era escrita, con las ventajas y los inconvenientes que esto supone.

chat

Reproducción de un fragmento de una reunión celebrada en el chat,en el que se puede apreciar un momento caótico de la conversación.

Se daba en ocasiones muy puntuales y hacia el final de la práctica, donde la presión del tiempo y el cansancio se hacen más evidentes. Duraba lo justo: hasta que el moderador intervenía para reconducir la discusión.

(¡Qué difícil es la conversación simultánea de 5 personas!… pero divertida, todo hay que decirlo).

Herramientas utilizadas
  • BSCW, la herramienta principal en la que se desarrolla el trabajo de grupo. Un entorno virtual que, básicamente y mediante una comunicación asincrónica, permite, compartir documentos, organizarlos, comentarlos y debatirlos.
  • Chat (Windows Live Messenger) para la comunicación sincrónica, es decir para realizar las reuniones periódicas, básicas tomar decisiones.
  • Buzón de la UOC, donde recibíamos, vía correo-e, los recordatorios de citas y otras notificaciones.
  • Microsoft Office Word, para la elaboración y presentación de los documentos necesarios para la consecución de la práctica.
  • Microsoft Office Excel, para la elaboración de calendarios de tareas pendientes o roles rotativos.
  • Adobe Photoshop, para la elaboración de los elementos gráficos de identidad del grupo, para los anuncios, para la realización de la presentación de la información y para la Arquitectura de la información.
  • Gliffy, herramienta on-line para realizar y compartir los diagramas de la arquitectura de la información.

Conclusiones

La experiencia adquirida en la primera práctica ha ayudado considerablemente a comprender los conceptos trabajados en la segunda práctica de la asignatura y, ambas, han resultado muy positivas por la evidente similitud con el mundo laboral.

Por una parte, nos hemos aproximado al cometido de crear, organizar y hacer productivo el departamento de una empresa y, por otra, hemos manejado dos herramientas fundamentales: el plan de producción y el presupuesto.

Además, hemos aprendido a valorar las prioridades, a adaptar el ritmo de trabajo, a comprender la eficiencia de una correcta organización y a apreciar la importancia de respetar los plazos de tiempo establecidos.
En cuanto a las ventajas del trabajo en equipo, hemos podido comprobar:

  • Que proporciona una mayor capacidad de trabajo en un menor tiempo.
  • Que el rendimiento formativo es mayor porque se obtiene una visión de conjunto.
  • Que, además de ser un estímulo y aumentar la motivación, iniciativas como la cooperación permiten aportar soluciones. En nuestro caso, la cooperación compensó las diferencias en la carga de trabajo de las diferentes áreas.

Para finalizar, y con respecto a las relaciones interpersonales, un proyecto de 40 días no es suficiente para desarrollar conflictos, aunque sí tuvimos ocasión de advertir las diferentes personalidades susceptibles de causar desavenencias a largo plazo.

Tan sólo tuvimos un percance circunstancial motivado por la frialdad inherente a la comunicación escrita y la instantaneidad del chat. De haber interferido en el funcionamiento, se hubiera optado por incluir vídeo y audio, pero prevalecieron la comodidad y la privacidad, teniendo en cuenta que la duración del proyecto era limitada y que el horario de nuestras reuniones era de 22 a 24:00h, muchas veces, tras una dura jornada laboral.

En resumen, ha sido un trabajo intenso que ha requerido mucha dedicación pero ha merecido la pena. No cambiaría nada, ni siquiera los errores, porque de ellos también se aprende.

Documentación

  • Gestión y Organización de la producción 1. Autoría: Alejandra Ferrer Brotons, Begoña Felip Bengochea, Carles Sanabre Vives, Sergio Schvarstein.
  • Dirección de arte de productos multimedia. Autoría: Lais Blasco Soplon.
  • Monografías (1)
  • Monografías (2)
  • Mailxmail
  • Autoría ilustraciones: Lorda Belso.

1Fuente: enunciado de la práctica. Autor: Sergio Schvarstein

Etiquetas:

Acerca del autor

Algo más técnica que humanística, su formación y sus intereses reúnen dos extremos tecnológicos: unos inacabados estudios de Prehistoria y las incansables incursiones al mundo de la Informática. Profesionalmente ha desempeñado diferentes funciones en dos televisiones de ámbito local. En la actualidad es Técnico en Diseño y Creación Multimedia y sigue avanzando en los estudios del Grado.