El soporte documental de un proyecto multimedia

Asignatura: Documentación audiovisual

Consultor y profesor: Daniel García Giménez / Irma Vilà Òdena

Al observar un edificio, cualquiera de nosotros puede adivinar el proceso que ha debido seguir el trabajo realizado hasta finalizar la obra. No hace falta conocer el sector de la construcción para imaginar la cantidad de planos, formularios, descripciones, listados, contratos o presupuestos que han debido circular por los distintos despachos hasta convertir un solar en una obra arquitectónica. En el desarrollo de un producto multimedia pasa exactamente lo mismo, y quizás debido a que es una disciplina relativamente moderna, desconocemos el proceso que se sigue para su realización y nos cuesta tanto imaginar qué fases y documentación se llevan a cabo hasta poder disfrutar de una página web, un curso interactivo, un vídeo promocional, una app o un videojuego.

Lógicamente, cada tipo de producto tiene sus particularidades, pero todos ellos presentan aspectos comunes en lo relativo a su proceso de producción y por tanto, a la documentación de las diferentes fases del proceso de diseño que todo proyecto multimedia debe cumplir inexorablemente. En este escenario se enmarcan los trabajos correspondientes a la Actividad 2 y Práctica final de la asignatura “Documentación Audiovisual” del Grado de Multimedia de la UOC. En ellas, se solicita realizar el diseño y descripción de un hipotético producto multimedia, para lo cual deben describirse de manera realista, creativa y exhaustiva la documentación correspondiente a su proceso de diseño.

El proyecto elegido es una galería virtual multimedia sobre el fotógrafo Robert Capa, que permite visionar y recuperar una colección de documentos audiovisuales del artista. Este tipo de productos requieren la generación de la práctica totalidad de la documentación asociada al diseño y producción de cualquier proyecto multimedia, por lo que representa un buen ejemplo del trabajo a desarrollar.

Etapas y retos

Hacer la descripción de las etapas que se han cubierto para la realización del conjunto de la Actividad y de la Práctica, es hacerlo de las distintas documentaciones que deben generarse durante el diseño y producción de un proyecto multimedia. Este proceso debe ser contrastado y validado por el cliente en todas sus etapas, y el resultado servirá de soporte documental para todos los implicados en el proyecto (desde el cliente hasta el último técnico que intervenga en el desarrollo multimedia).

El primer reto consiste en decidir qué tipo de producto queremos desarrollar exactamente, para lo cual es imprescindible llevar a cabo una serie de sesiones de trabajo con el cliente, para capturar la información que nos permita averiguar sus necesidades, sus objetivos, sus gustos, sus preocupaciones, o sus limitaciones.

Más concretamente, las informaciones y materiales capturados en las sesiones preliminares sirven para dar respuesta a las dos primeras etapas del diseño (descripción del proyecto y briefing), que se describirán a continuación, para a partir de ellas, construir el resto de la documentación requerida. Esta diagnosis preliminar es determinante para averiguar qué tipo de producto espera y orientarnos en el diseño de la mejor solución posible para cada caso, pero no debe olvidarse que el contraste con el cliente debe ser constante durante todas las etapas de diseño y producción del multimedia, ya que sólo así nos aseguraremos que el producto cumple sus expectativas en todos los ámbitos del desarrollo.

A continuación, se explicarán los aspectos más relevantes correspondientes a cada etapa y correspondiente documentación, teniendo en cuenta que para la actividad y práctica de la asignatura se ha simulado la existencia de un cliente y sus correspondientes intervenciones:

Descripción del proyecto

En él se resume la información básica del proyecto: en qué consiste, objetivos del proyecto, temporalización y presupuesto. Es importante ser claros y concisos en las descripciones, sin caer en tecnicismos innecesarios que confundan al cliente. Del mismo modo, es imprescindible hacer ya una buena aproximación a lo que será el alcance del trabajo a realizar, su calendario, presupuesto y asignación de responsabilidades por parte de todos los implicados.

Briefing

Este documento incluye principalmente los objetivos del producto, los cuáles deben ser comprensibles, inequívocos y medibles. Del mismo modo, se plantean cuestiones relativas a los agentes implicados, la metodología utilizada, las fechas/hitos clave, los requerimientos técnicos o a los perfiles de usuario y sus expectativas. Para dar respuesta a estas preguntas, es importante redactar el documento considerándolas como parámetros que deben ser analizados y respondidos de manera precisa, ya que de ese modo saldrán a la luz aspectos relevantes del proyecto.

La gran dificultad que presenta esta etapa radica en que el cliente no suele disponer de esta información. De hecho, en muchas ocasiones, desconoce todavía gran parte de los aspectos de “su producto”, por lo que debemos ayudarle a tomar las decisiones adecuadas para cada caso, para lo cual es imprescindible que hagamos una buena diagnosis inicial, tal y como comentábamos anteriormente. En definitiva, considero que el mejor briefing es el que realizan de manera conjunta el cliente y el equipo de producción (por medio de su jefe de proyecto). Eso asegura el diseño óptimo de cada etapa del proceso de producción y del producto final.

Presupuesto

Se presenta sin IVA y contemplando los posibles costes adicionales y fees (cargos económicos) que se pudieran generar. Para su elaboración es imprescindible tener descritos los dos documentos anteriores de la manera más rigurosa posible, además de disponer de un buen avance de la información correspondiente a las siguientes etapas, especialmente las relativas al calendario de trabajo, asignación de responsabilidades y alcance del producto a desarrollar (volúmenes, funcionalidad, tecnología y/o multimedia utilizada).

Plan de trabajo

Hay multitud de herramientas que nos pueden ayudar, como el CPM, el PERT o un diagrama de Gantt. Personalmente, yo me he inclinado por este último, más comprensible y eficaz. No obstante, lo esencial es que muestre a primera vista la siguiente información interrelacionada:

• • Orden y descripción de las actividades o tareas del proceso de producción.

• • Quien/es son los responsables de llevar a cabo estas actividades.

• Duración y momento del proceso en el que se llevarán a cabo las mismas.

En función de la complejidad, volumen del proyecto y de las posibilidades de la propia herramienta utilizada, pueden añadirse datos adicionales como dependencias entre actividades, puntos críticos o desglose de recursos usados en cada actividad.

Equipo de trabajo

El rol que he desempeñado ha sido el de jefe del proyecto, primer miembro del equipo de producción y sobre el cual pivotan todas las acciones a llevar a cabo durante el diseño y producción del multimedia. En esta etapa se analizan las actividades que presenta el proyecto para cubrirlas con el equipo de profesionales multidisciplinares necesario. Los documentos ya desarrollados anteriormente ayudan en este trabajo, pero cabe destacar especialmente la importancia del presupuesto y el plan de trabajo. En mi experiencia, considero que los tres documentos se retroalimentan, por lo que prácticamente se pueden desarrollar en paralelo.

Igualmente, hay que considerar al cliente como un miembro más del equipo de trabajo, con sus niveles de responsabilidad correspondientes, ya que su intervención es clave.

Por último, destacar que para presentar esta información lo más clara y visual posible, se ha usado la matriz de responsabilidades, herramienta que relaciona las actividades que conforman el proyecto con los distintos perfiles que intervienen en su desarrollo, diferenciando: quien lo encarga, quien lo desarrolla y quien lo valida.

Antes de continuar con las siguientes etapas, es importante aclarar que no se ha necesitado elaborar un Guión multimedia en estas actividades por no ser objeto del trabajo a desarrollar, pero se trata de un documento imprescindible en cualquier desarrollo multimedia.

Diseño de gráficos, de vídeo y de audio

Son tres etapas independientes que en esta explicación presentamos conjuntamente al tener un proceso de diseño muy similar. Se trata en los tres casos de analizar, desde el punto de vista de la producción, cómo se generarán gráficos, vídeos y audios, así como el proceso de tratamiento que deben seguir hasta integrarse en el producto final. Por ello, se debe analizar de qué material se dispone, cual comprar, cual obtener del cliente y cual desarrollar desde cero. Una vez respondidas estas preguntas, y según el uso, tratamiento y función de cada tipo de contenido, se puede decir el formato más adecuado, que en la actividad que nos ocupa es:

• •

Gráficos

• : Disponemos de dos tipos: para la interfaz gráfica (usaremos vectorial, BMP, PSD, JPG) y para la presentación del propio archivo fotográfico (BMP, PSD, JPG).

• •

Vídeo

• : También hay dos tipos: el generado desde cero y el del archivo de vídeo obtenido mediante la cesión de derechos (formato original en máxima calidad y FLV).

• •

Audio

• : Tenemos tres tipos de sonidos: Voz en off, recursos de sonido y archivos de audio de la propia galería audiovisual (de WAV a Mp3).

Especificación de requisitos

Es una especie de informe técnico y se ha desarrollado para asegurar el correcto funcionamiento del producto y que el mismo cumple los objetivos marcados, que son:

• •

Objetivos funcionales

• : asociados a las características y comportamientos del producto y que definen de manera concreta el objetivo del producto (que no es oro que ofrecer una herramienta accesible a todo el público interesado en Robert Capa y/o en la exposición), el público objetivo al que va dirigido y además, explican el tipo de tareas de usuario que los distintos perfiles llevarán a cabo.

• •

Objetivos técnicos

: asociados a las cualidades y limitaciones del producto. Se describen los aspectos vinculados a la administración y mantenimiento del producto, codificación y presentación de contenidos, arquitectura, accesibilidad, usabilidad y posicionamiento.

Diseño de la interfaz

La interfaz es la herramienta mediante la cual se comunican hombre y máquina, y en un producto multimedia, el resultado de su proceso de diseño es lo que se denomina maqueta. Lo más importante en esta etapa es usar un lenguaje visual que aporte a todos los implicados la descripción precisa y clara de cómo se comunicarán los dos agentes implicados.

Diseño de wireframes

Un wireframe es una representación gráfica de los contenidos de una pantalla, por lo que el escenario es muy similar al de la interfaz, ya que se desarrolla por cada pantalla del producto una especie de boceto, que ofrece visualmente y con la máxima claridad posible, la disposición de los elementos que conformarán dicha pantalla.

Se trata de una herramienta de comunicación y discusión entre todos los profesionales implicados, por lo que no es preciso incorporar elementos de diseño, sino de cuidar que todos los elementos estén incluidos mediante una adecuada maquetación preliminar, así como sus interacciones, las cuáles se pueden han descrito mediante anotaciones en los márgenes.

Prototipo del proyecto

Con el desarrollo del prototipo, comenzamos la Práctica de la asignatura, que supone la continuación de la Actividad desarrollada previamente. Con este recurso, se ofrece al cliente una visión más cercana a lo que será el producto final, además de constituir una poderosa herramienta sobre la cual realizar un testing de usuario preliminar, con el objeto detectar aspectos de diseño, estructura, funcionalidad y/o usabilidad que pudieran necesitar algún tipo de modificación/corrección.

En el caso que nos ocupa, decidí realizarlo con Power Point para dotar al prototipo de un aspecto visual, funcionalidad e interactividad que pudieran ser suficientemente representativas, para que el testing de usuario fuese lo más efectivo posible.

Testing de usuario

Se trata de una evaluación previa del producto llevada a cabo por un grupo de usuarios ajenos al desarrollo, que deben probar y analizar el producto, especialmente los aspectos vinculados a su usabilidad, para corregir posibles incidencias antes de que el producto final vea la luz. Por ello, es preciso elaborar un formulario que contemple mediante las preguntas adecuadas, los aspectos más relevantes a evaluar, convenientemente organizados en secciones o ámbitos de análisis. En el caso que nos ocupa, he considerado los siguientes: identidad del producto, contenido, navegación, Gráfica web, Búsqueda, Feedback y Utilidad.

Para llevar a cabo esta etapa se ha tenido que simular la existencia de usuarios para lo cual, he debido asumir estos roles y sometido el prototipo a las pruebas alguien ajeno a la producción hubiera realizado con la actitud crítica correspondiente.

En definitiva, este testing aporta la descripción de los aspectos positivos y negativos detectados, y como complemento a estos últimos, una propuesta de solución que puede orientar a los desarrolladores en la mejora y/o corrección de las incidencias encontradas.

Informe final

Con este informe se ofrece al cliente una recopilación de las consideraciones más importantes del proyecto, con el objeto de facilitar un mecanismo de control y seguimiento sobre el cumplimiento de los acuerdos iniciales, los cambios realizados durante el desarrollo (y sus motivos), así como una valoración global del proyecto. Por último, se aprovecha este documento para realizar algunas propuestas para futuras ampliaciones del producto.

La manera de abordar esta etapa es hacer una retrospectiva de todos los aspectos descritos en las documentaciones anteriores y convertirlas en directrices de obligado cumplimiento por parte del equipo desarrollador. Una vez se ha extraído este contenido, se traslada de manera organizada y jerarquizada (generalidades, temporalización, presupuesto, planificación, funcionalidad, etc) a un formato de check-list, que a cliente y equipo de herramienta de control, para verificar que efectivamente se ha llevado a cabo todo lo acordado.

Por último, la valoración global del proyecto se ha realizado mediante la recopilación de los aspectos más determinantes de las documentaciones anteriores, especialmente la relativa a las “Especificaciones de Requisitos”, que constituye la mejor herramienta para orientar al Jefe de proyectos en el desarrollo de esta parte de la etapa.

Manual de usuario

Es una guía de ayuda a los usuarios del producto para el correcto manejo del mismo. Dadas las características del producto que nos ocupa, la mejor solución ha sido implementar una ayuda Online que explique gráficamente la navegación y acceso a contenidos, de un modo muy directo, claro y visual (mediante pantallazos subtitulados). Además, se incluyen requerimientos técnicos, siempre útiles para los perfiles de usuario más básicos.

Memoria final del proyecto

Una vez entregada la versión final del producto, se desarrolla la memoria final del proyecto, que incluye toda la documentación que se ha ido generando durante las distintas fases, incluido los posibles anexos. No obstante, cabe destacar que en los proyectos multimedia no suele entregarse este material, aunque en la Práctica desarrollada sí se ha hecho con el objetivo de contemplar todas las etapas de diseño y producción. Para organizar esta documentación lo mejor posible, se ha seguido el siguiente esquema:

• •

Descripción del proyecto

• : justificación, objetivos y descripción de los tipos de usuarios a quienes va dirigido el producto.

• •

Cuerpo de la memoria

• : análisis de contenidos, análisis formal del producto, análisis tecnológico, necesidades de mantenimiento, calendario de trabajo y Presupuesto.

• •

Anexos

: documentación generada no incluida en el cuerpo (histograma de recursos, plan de trabajo, diseño de la interfaz, Wireframe, Story board, testing de usuario, etc).

Como puede apreciarse, todos los contenidos y documentaciones corresponden a las etapas anteriores, por lo que el reto en este punto ha sido realizar una buena distribución de este material en el esquema descrito para lograr la mejor organización de la información, sin caer en reiteraciones innecesarias. En definitiva, crear un buen repositorio documental del proyecto.

Herramientas utilizadas

Son muchas y variadas las herramientas que pueden usarse para la elaboración de las distintas partes del diseño de un producto multimedia. En mi caso, he utilizado estas:

• • Microsoft Office Word

• • Microsoft Office Excel

• • Microsoft Office Power Point

• • Microsoft Office Project

• • Adobe Photoshop

• Campus virtual de la UOC

Conclusiones

El desarrollo de la Actividad ha guiado de forma determinante el de la Práctica, y el mayor esfuerzo de idear, analizar, describir y organizar el proyecto, corresponde a este primer trabajo. En cualquier caso, y tras contemplar todo el material en conjunto, considero que la clave para poder llevar a cabo un buen diseño de un producto multimedia y un proceso de producción correcto, es tener desde el principio muy clara la idea de producto que se quiere desarrollar. Es decir, antes de escribir una sola coma, considero fundamental que el responsable del diseño (el jefe del proyecto normalmente) tenga ya la esencia, el esqueleto y/o los aspectos más críticos del producto en su cabeza, como si éste ya estuviera terminado (al menos en su mente). Este ha sido mi caso concreto, ya que sólo así he podido acometer la descripción del producto con el nivel de detalle necesario. Lógicamente, es durante el desarrollo de estas documentaciones cuando finalmente se entra en detalle y se da forma al producto, pero esta idea mental ayuda considerablemente a elaborar con éxito el diseño necesario.

Como he venido comentado, también es necesario implicar al cliente en esta labor, especialmente en las tareas de diagnosis preliminares y de validación de las distintas etapas, algo que obviamente no ha sido necesario en nuestro trabajo académico, pero que hemos considerado en todo momento como una parte siempre imprescindible del diseño y producción multimedia. Y es que otro aspecto importante del trabajo desarrollado es considerar en todo momento el mismo como un proyecto real, encargado por un cliente y con un equipo de trabajo reales, que nos obligue a realizar las simulaciones de escenarios que pudieran darse en un entorno laboral real.

Valoro por tanto que el trabajo de diseño y producción para la actividad 2 y Práctica de la asignatura, es muy representativo de la realidad de lo que podría ser un proyecto multimedia y creo puede servir de ayuda a cualquier implicado en un trabajo de estas características.

Para terminar y mirando al futuro, me permito hacer una propuesta como complemento y elemento de valor adicional a una actividad tan interesante como la desarrollada, que consistiría en contar con la participación de otras personas (que bien podrían ser alumnos), que pudieran asumir los roles de cliente y usuarios.

Cita recomendada: HERRAIZ, Francisco José. El soporte documental de un proyecto multimedia. Mosaic [en línea], marzo 2014, no. 116. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/m.n116.1413.