El repositorio institucional de la UOC

¿Por qué un repositorio institucional en la UOC?

El objetivo del repositorio O2 es facilitar el acceso y la consulta a toda la producción científica, académica y de gestión que se genera en la UOC. Es tanto lo que se produce y está tan disperso entre intranets, herramientas de evaluación de la investigación (CRIS), espacios personales y otras plataformas, que su acceso y consulta cada vez supone una mayor dificultad. Por otra parte, se pretende asegurar la preservación y perdurabilidad en el tiempo e incrementar la visibilidad de la investigación y la docencia fuera de la Universidad, atrayendo así posibles futuras colaboraciones en proyectos y alianzas que permitan una mayor proyección de la Universidad y sus miembros.

La UOC ha cumplido así el compromiso con el Consell Interuniversitari de Catalunya (CIC) con las directrices marcadas en el plan de actuaciones para el acceso abierto en Cataluña de la Comissió General de Política Universitària1, que define para el año 2012 que “en los procesos de evaluación de proyectos de investigación, de acreditación del profesorado, de evaluación de la investigación o de concursos de promoción interna se tengan en cuenta exclusivamente las publicaciones incluidas en un repositorio de acceso abierto”.

El proyecto, impulsado por la Biblioteca, contó con el apoyo incondicional del gabinete de la rectora de la Universidad, de la mano del Vicerrectorado de Innovación e Investigación. Según nuestra experiencia, esta implicación a nivel institucional resulta un pilar fundamental para el éxito de un proyecto de semejante envergadura y que afecta a todos los miembros de la institución de una u otra forma.

Definición del proyecto

El proyecto se desarrolló en ocho meses, y contó con la participación de diferentes miembros de la institución (tecnólogos y sobre todo documentalistas de base) así como con la colaboración externa de un experto en el diseño y la implementación de repositorios institucionales. Esta visión externa nos fue de gran ayuda, por su extensa experiencia en el mundo de la implementación de repositorios, y nos permitió conocer de cerca otras experiencias de implementación, permitiéndonos eludir algunos de los errores cometidos por otras instituciones en el pasado.

Desde el inicio nos marcamos dos premisas claras: hacerlo fácil a los usuarios de la herramienta, tanto a nivel de consulta de la interfaz como a nivel de depósito o publicación de documentos en el repositorio, y atraer a los usuarios para que publicaran en el repositorio con un gran despliegue de servicios que fueran de su utilidad y les facilitaran sus tareas del día a día en la Universidad. Aunque lo importante en un repositorio institucional es la colección de documentos que se publican en él, no menos importantes resultan a corto-medio plazo los servicios de valor añadido que se ofrecen alrededor de toda esta documentación.

Infraestructura tecnológica (hardware / software)

A nivel de hardware, DSpace no define unos requerimientos específicos de servidor, al estar en Java corre bajo cualquier sistema operativo, si bien el más comunmente usado es UNIX y también funciona sobre otras herramientas de código abierto, como el servidor web Apache, el motor de servlets Tomcat y el sistema de base de datos PostgreSQL. Debemos tener en cuenta que los requisitos varían mucho en función del tamaño de la institución, el número de documentos que se prevé que se van a depositar, etc.

Para un repositorio institucional de una universidad se requiere un servidor razonablemente bueno y gran cantidad de memoria y espacio de disco. DSpace incluye en sus FAQ algunos ejemplos de los servidores que usan diversas universidades y que lo han compartido con la comunidad DSpace en el wiki DuraSpace.

El repositorio institucional O2 se encuentra alojado en uno de los servidores de la UOC, con arquitecturas Intel y principalmente con sistema operativo Linux con monitorización y vigilancia 24/7, en una infraestructura fundamentalmente distribuida. El servidor en el que se encuentra alojado el repositorio O2 (con sistema operativo Ubuntu, base de datos Oracle y servidor de aplicación JBoss-Tomcat) es compartido por diversas aplicaciones y servicios. Para más seguridad y asegurar su nivel de calidad, se han definido diversos tests y además el O2 se encuentra en tres entornos: test, preproducción y producción.

Siguiendo la estrategia de utilización generalizada de software libre de la UOC, para gestionar el repositorio O2 se ha usado un software libre: DSpace, en su versión 1.6.0. Esto, tal como explica el tecnólogo responsable del O2 Xavi Duran, no supone ahorrar costes, que se generan igualmente durante la parametrización y en los desarrollos propios, sino que es una “elección ideológica porque el código abierto permite la interoperabilidad con otras herramientas y servicios adaptando la aplicación a las necesidades de sus usuarios y de la propia universidad”.

Servicios de valor añadido

En primer lugar, se tuvo en cuenta la usabilidad de la herramienta para los usuarios finales, y para ello se modificó la visualitzación de la información y los menús, ya que algunas de las pantallas eran poco intuitivas.

Por otra parte, como la estrategia para nutrir el repositorio de contenido se basa principalmente en el autoarchivo por parte de los autores,-sean éstos profesores, investigadores, personal de gestión, estudiantes de trabajo final de carrera o de máster, doctorandos…-, se ha simplificado el formulario de entrada de datos para que de las 8-10 pantallas que se podían encontrar los usuarios en una instalación típica de DSpace sólo haya 4 pantallas en las que informar del documento que se deposita.

Desde un primer momento se ha tenido en mente y se han buscado e implementado soluciones para intentar simplificar la entrada de datos. En el caso de los investigadores, que se ven obligados a introducir sus publicaciones a la herramienta de evaluación de la investigación (CRIS) se pretendía que sólo tuvieran que informar de los datos una vez y que éstos se traspasaran automáticamente al repositorio. En la UOC la aplicación usada, el GIR, se encuentra en la intranet de investigación de la UOC-IN3 y está gestionada por la OSRT y está basada en una aplicación propietaria, Universitas XXI.

Además desde la Biblioteca se apostó por ofrecer una gran batería de servicios a disposición de los diferentes usuarios del repositorio:

•  Novedades:  suscripción rss a las nuevas entradas de documentos en el repositorio (también por comunidad y colección), además de la posibilidad de recibir alertas de nuevos documentos incorporados en una colección, a través del correo electrónico.

• Citaciones e índices de impacto. Los documentos disponen de información sobre el índice ICDS (MIAR), IN-RECS/IN-RECJ, SCIMAGO (Scopus) siempre que estos documentos se hayan publicado en revistas indizadas por ambas bases de datos.

• Estadísticas de uso: globales del repositorio, por comunidades y por colecciones, por documentos, etc.

• Valora este documento: permite valorar los documentos de 1 a 5 mediante estrellas.

• Comentarios: los usuarios registrados en el repositorio pueden comentar los documentos.

• Recomienda este documento: permite enviar una recomendación por correo electrónico con el enlace permanente para ver los datos del documentos y descargarlo.

• Web 2.0: compartir a través de la herramienta Add-this los documentos del repositorio a través de las redes sociales (facebook, twitter, delicious, etc.). Además permite ver a los autores cuantas veces se ha compartido el documentos en éstas.

• Botón Refworks: permite exportar la referencia bibliográfica al gestor de bibliografías Refworks.

• Handle: asignación de un identificador persistente único para cada documento del repositorio.

• Búsqueda a texto completo que nos permite buscar dentro del texto completo de los documentos disponibles en el repositorio.

• Búsqueda de los documentos del repositorio más allá de la web del propio repositorio: el widget del repositorio es una aplicación diseñada para el campus virtual de la UOC que los usuarios pueden añadir a su página de inicio del campus para realizar búsquedas en el O2.

El éxito de estos servicios, como siempre, no es crear mayor número de servicios, cuantos más mejor… sino al contrario, ofrecer aquellos servicios de valor añadido que se ajusten a las necesidades de nuestros usuarios del repositorio.

Factores clave para el éxito de un repositorio institucional

Según nuestra experiencia las principales condiciones que garantizan el éxito de la implementación de un repositorio en una institución son:

• Tener claro en todo momento el porqué de un repositorio en tu institución y las necesidades que se quieren cubrir con la creación de éste.

• Contar en todo momento con el apoyo institucional, de forma que se pueda llevar a cabo al mismo tiempo que se implementa el repositorio o poco tiempo después de la salida del repositorio, el documento que marca la política de acceso abierto de la institución.

• Contar con una importante masa de documentos generados por los miembros de la institución susceptibles de formar parte del repositorio institucional.

• Establecer una buena campaña de difusión del servicio adaptado a las necesidades de los diferentes miembros de la institución.

• Desplegar una campaña de formación, adecuada a los diferentes perfiles, que permita a los usuarios potenciales del repositorio conocer sus ventajas y cómo poder usarlo de inmediato de forma lo más autónoma posible.

• Disponer de servicios de ayuda o apoyo al usuario necesarios en la publicación de documentos en el repositorio: conversión de formatos, edición de metadatos, asesoramiento en la selección de licencias de publicación, etc.

• Ofrecer una buena batería de servicios de valor añadido para los autores, que incentive el depósito de sus documentos en el repositorio: índice de citaciones, índice de impacto, estadísticas de uso, comentarios y citas a través de redes sociales, importación-exportación de datos a su currículum vitae, etc.

• Y sobre todo, desde el inicio de la existencia del repositorio debe establecerse un plan de sostenibilidad del repositorio a largo plazo, en todos los sentidos: económico, técnico, etc., que garantice su existencia y evolución al ritmo de las necesidades que planteen los autores y los usuarios del repositorio.

Difusión e impacto

En toda estrategia de difusión del repositorio debe existir un plan de difusión a nivel interno y dirigido a los autores y usuarios del repositorio, así como un plan de difusión a nivel externo que permita mejorar el posicionamiento del repositorio, y por tanto de las publicaciones de la institución.

Entre las estrategias de difusión podemos destacar las siguientes:

• Recolección del contenido del repositorio en otros repositorios o recolectores de ámbito nacional e internacional (p.e.MDX, Recercat, Recolecta, Driver, etc.)

• Indización del repositorio en los principales directorios de repositorios a nivel nacional e internacional (p.e.OpenDOAR)

• Indización de la política de acceso abierto de la institución en los principales directorios de políticas de acceso abierto a nivel nacional e internacional (p.e. Melibea)

• Participación en eventos a nivel nacional e internacional que nos permitan difundir la función y servicios del repositorio entre la comunidad de usuarios de la institución (p.e. Open Access Week, i Open Education Week)

• Inclusión de la institución como miembro de las principales instituciones a nivel nacional e internacional impulsoras del acceso abierto y los repositorios institucionales, participación grupos de investigación sobre el acceso abierto (p.e. Acceso abierto a la ciencia), en comunidades de desarrolladores o usuarios (p.e. comunidad DSpace)

La asignatura pendiente

En la actualidad el repositorio institucional de la UOC, se encuentra en una fase de consolidación de los servicios y de potenciación del autoarchivo de documentos de la producción que se genera por los diferentes miembros de la comunidad de usuarios de la Universidad.

Se detectan ya diferentes líneas de desarrollo y evolución del servicio de repositorio institucional, entre ellas, las siguientes:

• Seguir incrementando el conocimiento del servicio del repositorio así como su uso entre los autores potenciales de la Universidad.

• Seguir adaptando los servicios de valor añadido del repositorio a las posibles necesidades futuras de nuestros usuarios (nuevos indicadores de evaluación científica, p.e. citaciones en Google Scholar)

• Mejorar los canales de recolección entre las herramientas internas de la institución para retroalimentar de forma autómatica el repositorio.

• Mejorar la experiencia de usuario en la búsqueda y la publicación de documentos en el repositorio, sobre todo en términos de accesibilidad.

• Mejorar la calidad de las descripciones de los documentos (edición de metadatos).

• Establecer una línea de trabajo en relación al depósito de datos que se utilizan en la investigación para asegurar su acceso y preservación en el tiempo conjuntamente con los resultados de la investigación (data curation).

• Adaptación de la consulta del repositorio a los nuevos tiempos y las nuevas tecnologias de dispositivos móbiles.

Bibliografía

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Cita recomendada: VAQUER, Cristina y LÓPEZ, Cristina. El repositorio institucional de la UOC. Mosaic [en línea], mayo 2012, no. 97. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/m.n97.1218.