Universitat Oberta de Catalunya

MenuServe, plataforma de gestión de restaurantes al alcance de todos

Asignatura: Trabajo final de Master Profesionalizador

Nombre del estudiante: Iñaki Bigatà Fages

Consultor y profesor: Schvarstein Liuboschetz, Sergio

Introducción

El mundo de la hostelería se está adaptando muy bien a las nuevas tecnologías de la información, tanto para la gestión como para la difusión al público. Sin embargo, las herramientas de gestión de los restaurantes suelen ser complejas y muy específicas, haciendo que su implementación sea lenta y cara. Esto hace que la gran mayoría de pequeños y medianos establecimientos estén muy limitados, perdiendo un montón de tiempo e información que podrían aportar muchísimo a su negocio.

Con esta necesidad, nuestro proyecto se centra en el diseño y prototipado de un sistema de gestión de en la nube llamado MenuServe. Este sistema permitirá a los restaurantes gestionar toda su información, los terminales de punto de venta, la cocina y los pedidos, e incluso proporcionar una herramienta para que los propios clientes puedan hacer pedidos, todo esto desde dispositivos electrónicos propios o adquiridos.

MenuServe en distintos soportes
MenuServe en distintos soportes

El resultado es un sistema disponible desde internet, económico y accesible desde casi cualquier dispositivo con conexión a internet. Así, los restaurantes podrán disponer de un sistema integrado de gestión en menos de un día y sin moverse del local. El uso de dispositivos para los pedidos aumentaría por dos el rendimiento de los camareros y el uso de dispositivos para los clientes podría reducir un tercio el coste en personal cara al público. Por supuesto, toda la información obtenida permite obtener informes clave para aumentar el rendimiento del negocio.

El proceso de análisis y diseño, además, permite valorar que la creación de un sistema de gestión de restaurantes para todos, es viable y utilizable para los potenciales clientes. Y, además, el hecho de ser un sistema genérico, adaptable y accesible para los restaurantes, puede diferenciarlo y gracias a eso, podría conseguir una buena acogida dentro del sector.

Etapas y retos

Pasar de una idea a un plan de negocio y posteriormente a un prototipo, requiere dedicar esfuerzos en una gran variedad de tareas que requieren el uso de habilidades muy diversas. MenuServe no es una excepción y ha requerido un esfuerzo importante en ámbitos tan diversos como la investigación, la definición de requerimientos, la documentación técnica, el diseño o el prototipado.

Todas estas disciplinas son necesarias para completar las diferentes etapas que han permitido la creación y consolidación del producto. A continuación, analizaremos más sobre cada una de ellas y el porqué de su importancia:

Investigación de mercado y definición del producto

Esta primera etapa consiste en realizar un análisis de los productos ya existentes y de cómo lo utilizan los restaurantes, de forma que se puedan detectar carencias e identificar todos los puntos dónde nuestra solución tenga una ventaja competitiva.

Para muchos estudiantes con un perfil más técnico, el hecho de tener que investigar, salir a la calle o preguntar puede resultar un trabajo costoso, pero hay que tener bien claro que este es uno de los puntos más importantes a la hora diseñar un sistema que realmente funcione en el mercado actual.
En el caso de MenuServe, la cantidad de sistemas de gestión de restaurantes que ya existen es bastante elevado. Es por ello que el hecho de identificar las carencias de los productos existentes, hablar con camareros y propietarios de locales para identificar lo que más les hace falta, y plantearles las nuevas ideas que MenuServe quiere aplicar nos han permitido plantear un sistema que cumpla con las expectativas del mercado.

Ejemplo de sistema de gestión de restaurantes (Wikipedia, cc)
Ejemplo de Sistema de gestión de restaurantes (Wikipedia, cc)

Diseño funcional del proyecto

Una vez claro el mercado al que nos enfrentamos y  definido lo que será MenuServe, toca plasmar en papel lo que hará nuestro sistema. En este punto es importante definir los procesos de la aplicación y describir con detalle cómo queremos que funcione cada una de las partes del producto.

De esta manera, el diseño funcional del proyecto estará formado por varios elementos:

  • Listado de requerimientos que debe cumplir el sistema.
  • Los flujos de trabajo que harán que se cumplan estos requerimientos.
  • Los diferentes módulos y usuarios.
  • La definición de la interacción entre las funcionalidades.
  • Las fases de desarrollo.
  • El ciclo de vida.

Todos estos elementos, entre otros, permitirán entender el alcance del proyecto y cómo funcionará para poder establecer las bases del desarrollo.

Un reto en este punto, y que para MenuServe fue muy importante, es el de detectar los diferentes usuarios de la aplicación, lo que querrán hacer con ella, y cómo se comunicará todo el sistema entre las funcionalidades de cada uno. Asimismo, esta es una de las fases más interesantes de cualquier proyecto ya que es en este punto donde podemos diseñar, decidir y pensar cómo funcionará todo el conjunto para lograr un sistema útil y fácil de usar.

Diagrama de los módulos de MenuServe
Diagrama de los módulos de MenuServe

Diseño técnico y estructura de la información

Ya sabemos que será nuestro producto y qué queremos que haga, pero nos falta un punto muy importante, y es el de cómo haremos que el sistema lo haga. Entramos en una nueva etapa del proyecto donde los conocimientos técnicos tienen una gran importancia y donde los profesionales más técnicos tienen la oportunidad de demostrar sus conocimientos.

Esta sección no sólo proporciona la estructura de la información y define cómo esta información se relacionará, sino que establece cómo los diferentes módulos interactuarán con los datos, qué tecnologías se utilizarán para crear el producto, cómo se garantiza la seguridad de los datos o como se conseguirá proporcionar una amplia gama de compatibilidad de la maquinaria.

Prototipo

Todo el conocimiento obtenido hasta llegar a esta etapa nos ha permitido crear un primer prototipo del producto. Gracias a la definición funcional de MenuServe, sabemos que debe tener nuestro producto y gracias a la arquitectura de la información, sabemos qué campos y qué detalles se mostrarán.

Es el momento de utilizar una nuevo set de habilidades para poder obtener un resultado tangible de todo el esfuerzo que se ha llevado a cabo. Esto se consigue realizando una serie de procesos descritos a continuación:

  • Definición del árbol de navegación de cada módulo.
  • Definición de las bases del diseño.
  • Realización de los diseños a mano alzada o wireframes.
  • Diseños de alta calidad.

En este punto es donde ha aparecido el reto más grande de MenuServe, y es que estamos hablando de un sistema que consta de 5 módulos, y por tanto, el proceso de prototipado ha tenido que plantearse cinco veces.

Para facilitar la realización y evitar discrepancias entre módulos, se decidió atacar a los 5 módulos a la vez para cada uno de los procesos de diseño. De esta manera, se establecieron unas bases de diseño comunes y se definieron los árboles de navegación de los 5 módulos, y a partir de ahí se realizaron los primeros wireframes poniendo en común cada uno de ellos.

Módulos en distintos soportes
Módulos en distintos soportes

Gracias a trabajar así, se pudo establecer una base común de funcionar para cada uno de los módulos y la realización de los diseños de alta calidad resultó mucho más fluida.

Cabe destacar que los diseños se centran en las bases del material design, por lo que el diseño de las interfaces se ha adaptado de manera muy satisfactoria a los diferentes dispositivos y en la interacción entre usuario y máquina. Un ejemplo de ello son las diferencias de navegación entre el módulo de gestión, que está diseñado para navegar con ratón y teclado, y el módulo de pedidos, orientado a los camareros y a ser utilizado en dispositivos móviles, es decir, con una interacción por pantalla táctil.

Conclusiones

El trabajo de fin de grado o máster puede parecer un trabajo pesado y largo, pero es en este punto cuando tenemos la oportunidad de poner a prueba lo aprendido durante los estudios y, sobre todo, para darse cuenta de la emoción, el trabajo que requiere, y la satisfacción que da no sólo el dedicarse a lo que te gusta sino realizar un trabajo competente, profesional y bien hecho.

MenuServe ha sido un proyecto difícil de alcanzar por muchos motivos, pero principalmente por dos muy claros. Lo primero de todo, y visible en esta experiencia, es el alcance de la plataforma y la cantidad de cosas que se han tenido que tener en cuenta. La segunda ha sido el tener que compaginar esta gran carga de trabajo con un trabajo a tiempo completo.

Pero, lejos de ser algo malo, esta experiencia nos permite darnos cuenta de la cantidad de disciplinas que implican el desarrollar una idea e intentar hacerla realidad. Desde hablar con posibles usuarios y plantear la solución hasta la definición de requerimientos y el diseño, cada una de las etapas de la creación de un proyecto es una oportunidad para adquirir unos conocimientos y obtener unos resultados de los que sentirse realmente orgulloso .

Gracias a este proyecto, he tenido la suerte de participar en los premios UOC-RMF, poder presentar el resultado de mis esfuerzos delante de una audiencia de 140 personas y obtener el reconocimiento por el trabajo bien hecho. Es por este motivo que me gustaría recalcar la importancia de buscar un tema que te apasione, así podrás sacarle todo el jugo a tu esfuerzo y obtener unos resultados que trasciendan el ámbito estudiantil y que realmente te aporten para lo que tanto tiempo nos hemos estado preparando, el mundo profesional.

Presentación del proyecto MenuServe

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Acerca del autor

Iñaki Bigatà es ingeniero de telecomunicaciones en sistemas audiovisuales y graduado en el Master de Aplicaciones Multimedia de la UOC. Inició su trayectoria profesional como ingeniero de software y actualmente ejerce como ingeniero de ventas, posición que le permite combinar su conocimiento técnico con su pasión por plantear, diseñar y crear nuevas herramientas TIC. Dentro de sus pasiones están la creación multimedia, el motor y las nuevas tecnologías y cómo nos permiten mejorar aspectos del día a día de maneras que todavía no podemos llegar a imaginar.

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